BOT erleichtert die Arbeit und vermeidet Fehler – Digitalisierung im Amt schreitet voran
Software-Roboter unterstützt die Mitarbeitenden des Gesundheitsamts in weiteren Bereichen
Seit etwa einem halben Jahr ist im Gesundheitsamt ein Software-Roboter („Bot“) im Einsatz, der die Ergebnisse der PCR-Testungen vollautomatisch in die Datenbank überträgt und negativ getestete Personen auf Wunsch per SMS informiert. Als der Roboter Anfang Dezember der Öffentlichkeit vorgestellt wurde, deutete EDV-Leiter Jürgen Bischoff bereits an, dass die Software auch in vielen anderen Bereichen zum Einsatz kommen könnte, „überall dort, wo es Routineaufgaben zu erledigen gibt“. Seit einigen Wochen unterstützt der Roboter nun die Mitarbeitenden, die für die Kontaktpersonen-Nachverfolgung – also die Ermittlung und Nachverfolgung von Kontakten – bei Corona-Infektionen eingesetzt werden.
Beispiel Kontaktnachverfolgung – wie die Arbeit bisher ablief
Die CTT-Kräfte erfassen die Daten in einem Word-Dokument. Da dieses nicht plausibilisiert ist, können Fehler passieren (z.B. falsche Postleitzahl, falsche Straßennamen).
Jedes Dokument wird ausgedruckt und per Hauspost ans Gesundheitsamt geschickt, wo Mitarbeitende die Daten prüfen und anschließend händisch ins Bayerische Behördeninformationssystem BayBIS – eine Art Einwohnermelderegister – eingeben.
Erscheint dort eine Fehlermeldung – beispielsweise, weil es in einem Ort keine Rosenstraße gibt, sondern nur einen Rosenweg – wird das jeweilige Word-Dokument auf dem Postweg zurück zu der zuständigen CTT-Kraft geschickt.
Diese korrigieren (ggf. nach einem erneuten Anruf beim Betroffenen) das Dokument und schicken es wieder ans Gesundheitsamt, wo es erneut eingegeben werden muss.
Dann wird das Isolationsschreiben für Personen, die positiv getestet wurden, verfasst. Zwar gibt es dafür Vorlagen, trotzdem müssen die Daten entsprechend eingegeben werden. Der Brief wird ausgedruckt und per Post versendet.
Schließlich gibt der/die Mitarbeitende den Fall per Hand in die Datenbank ein. Anschließend müssen verschiedene Stellen wie Arbeitgeber informiert werden.
Kontaktnachverfolgung – so erleichtern Digitalisierung und der Roboter die Arbeit
Die CTT-Kraft gibt die Daten in ein Online-Formular ein. Das ist plausibilisiert und dynamisiert, womit Fehler weitgehend vermieden werden. Das fertig ausgefüllte Formular verschicken die Mitarbeitenden direkt im Browser.
Statt bei einem Sachbearbeiter landet die E-Mail im Posteingang des Bots. Er bearbeitet den Vorgang vollautomatisch weiter, indem er die Daten aus der Mail ins BayBIS überträgt und prüft, ob sie übereinstimmen.
Sollte das nicht der Fall sein, verschickt der Bot eine E-Mail an die CTT-Kraft mit einem Link – durch Anklicken des Links kann das Formular einfach und schnell ausgebessert werden.
Sind die Daten korrekt, trägt der Bot den Fall direkt in die Datenbank ein.
Im nächsten Schritt erstellt der Bot Isolationsschreiben nach gesetzlicher Vorgabe und legt diese in einer Ordnerstruktur ab. Anschließend schickt er das Dokument an den Drucker und informiert die Mitarbeitenden per E-Mail. Diese nehmen das Schreiben aus dem Drucker heraus und verschicken es.
„Die Vorteile, die der Einsatz des Bots mit sich bringt, liegen klar auf der Hand“, erklärt Jürgen Bischoff. „Die Fehler werden reduziert, die Einarbeitungszeit für neue Kräfte ist deutlich geringer als vorher. Außerdem werden die Prozesslaufzeiten verkürzt – durch den Bot nimmt ein Fall etwa eine halbe Stunde weniger Zeit in Anspruch.“ Damit ist auch der Personalaufwand geringer, die Mitarbeitenden können sich vermehrt wieder ihren eigentlichen Aufgaben zuwenden.
Für Landrat Thomas Bold ist der Einsatz des Software-Roboters ein großer Gewinn: „Er unterstützt uns dabei, den digitalen Wandel voranzutreiben – das ist ein wichtiges Thema, gerade auch im Landratsamt. Seit der Roboter eingesetzt wird – also seit Herbst letzten Jahres – sind wir hier einen großen Schritt vorangekommen auf dem Weg zu einer modernen Verwaltung. Dadurch werden zum einen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet, vor allem aber kommt das auch unseren Bürgerinnen und Bürgern zugute. Sie können immer mehr Formulare online abrufen, direkt am Bildschirm ausfüllen und an uns mailen – unabhängig von den Öffnungszeiten, was eine große Zeitersparnis mit sich bringt.“
Anfangs hatte der Roboter im Bereich der Kontaktnachverfolgung eine Menge Arbeit zu bewältigen. Nachdem die Zahl der Neuinfektionen im Landkreis gesunken ist, hat er aktuell weniger zu tun. „Das heißt aber nicht, dass der Bot ‘arbeitslos‘ ist“, sagt Jürgen Bischoff. Gemeinsam mit seinem Team prüft er, welche Prozesse die Software im Landratsamt und in den Außenstellen noch unterstützen kann.
Der Software-Roboter basiert nicht auf künstlicher Intelligenz, sondern ist eine relativ schlichte Software-Lösung. Dadurch kann er individuell angelernt werden und in den unterschiedlichsten Bereichen zum Einsatz kommen – überall dort, wo es Routineaufgaben zu erledigen gibt. „Mittlerweile kann der Bot Webseiten bedienen und auch recherchieren“, erläutert Jürgen Bischoff. „Mit diesen Fähigkeiten kann er in weiteren Bereichen eine große Unterstützung sein.“
Quelle: Landratsamt Bad Kissingen
